gamba流(ル)編集部の大島克之です。
普段はgamba!の市場調査や、取材などを担当していますが-

以前は広告会社で、長いこと営業管理職をしていたことがありました。
 
昔の自慢話になってしまうのですが・・・
当時在籍していた会社は、1年間で売上が100倍にも膨れ上がり嬉しい反面・・・
急な社員の増員と育成で、随分と苦労や大失敗もしました。


~失敗から学ぶ~
頭では分かっていても中々できない人、いませんか?

私はその一人です。。。

そこで今回は ~人の失敗から学ぶ~ そんな感覚で読んでみて下さい。

大失敗した営業日報の管理


このお話しは、営業日報を紙ベースからEmailに移行した時の失敗談です。
プレイングマネージャーだった私は、効率化を重視して営業日報の管理にとても拘っていました。

効率化を求めたEmailが、意外と非効率だった件

Emailが非効率?

今ではメールが日常で当たり前になり、こんなお話をすると違和感を覚える方もいると思います。

でも、少しだけ記憶を過去に戻してみて下さい。

21世紀に入ってからの急速なIT技術の進化に伴い、PCメールや携帯メールを導入した企業は多かったと思います。

時代についていくのがやっと?

そんな営業マンが、当時は多くいたのではないでしょうか?

1.宛先間違え

営業日報の提出先は上司です。
しかしメールは宛先以外にCCという、とても便利な機能があります。

「宛先はA課長、CCには私と他の営業マンを入れて毎日営業日報を送信すること。」

これは組織内の情報の共有と、活性化が目的でした。

さて、これがどんなミスを生み出したのでしょうか?

組織変更を行うたびにCCメンバーの入れ替えを怠り、社内誤送信が多発しました。

これはアドレス帳の管理を全て、システム管理者の権限で行わせることで落ち着きました。

2.中身の薄い報告内容、それを強制的に濃くさせた誤り

「B君、この内容、どういう意味だい?」
「C君、この前報告していた件、どうなった?」

こういう会話はEmailにする前から、営業マンたちとは頻繁に交わしていました。
このコミュニケーションが大事だったのですが-

効率化を求めた私は、あえて文章で報告するよう仕向けました。

これが間違いだったのです・・・

3.営業マンとのコミュニケーションの低下、そして残業の増加

呼び出される、そして指摘される。

誰でも気分が良いものではありません。
そして指摘する側も、決して気分はよくありません。

こうした意思の疎通をEmailでごまかそうとしたことが、こんな弊害を生みます。
  • 営業マンとのコミュニケーションの低下
  • 無駄な残業、日報報告に2時間!?
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日報報告に時間を費やし、長々と報告文書を作る時間が営業マンの中で大切になりました。

4.メールを毎日読まない管理職の出現

この当時の管理職、A課長は5人の部下の営業日報を毎日受信していました。
長々と時間をかけて、残業の果てに送られてくる営業日報を受信するのは夜遅くです。

ある日、A課長と営業マンが口論を始めます。

営業マン「この前、日報で報告した件、どうしたらいいですか?」

A課長 「そんなこと、日報に書いてあったかなぁ?」

なぜ、こうなったのでしょうか?

A課長にしてみると、長々としたメールによる日報報告を受信するのは夜遅くです。
夜遅くに長々と書いたメールを読む苦痛、想像するだけでも非効率です。
そして何よりも、A課長にも生活があります。
連日遅くまで営業マンの日報を待ち、確認するにも限界がありました。

そしてついに、A課長は営業日報を読まなくなりました。
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A課長には毎朝出勤後にメールをチェックして返信を行わせるという新しいルールを設定。
これで、この件はかなり解消されました。

しかし、本当にこれが解決策だったのでしょうか?

~まとめ~ Emailによる日報報告が失敗した原因

こうして書き出すと過去の失敗が明確になり、情けないやら恥ずかしいやら・・・
それでは最後に、今回お伝えした内容をまとめまして締めたいと思います。 

大失敗のまとめ

  • 口頭報告よりもメールによる報告を重視させ、残業時間を増やしたこと
  • 効率化を優先させ、A課長と営業マンのコミュニケーションを遮断したこと
効率化を図り導入したハズのEmail日報が、かえって非効率を生む結果となりました。

最終的にとった手段

  • 返信時間の削減:管理職にはできる限り電話や面談で、報告の疑問点を吸い上げさせる。
  • 残業時間の削減:日報作成に時間を要する場合は「別途口頭で報告」と記載させる。
メールで済む話しや重要な報告の縦分け、そして社内で共有すべき情報も、整理できたとは今でも言い切れません。

失敗した原因

  • 「何とか先端技術を有効に使おう!」そんな意識が強すぎた。
  • 全てをメール(文章)で報告させようとすることには無理があった。
このことに気がつくまで、数年を要しました。

幸い売上こそ落ち込むことはなかったのですが・・・
問題点にもっと早く気がつくことができれば、もっともっと売上を伸ばせたと思います。

皆さんの会社の営業日報は、いかがですか?
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営業日報は何の為にあるのか

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  • 会社の売上を上げる
  • 会社の業務効率を上げる
  • 会社を良くする
目的はその組織ごとに違うと思います。
大切なことは、営業日報が目的に沿って機能しているのかどうかです。 

★日報の有効活用には
  • 誰でも簡単に書くことができてる
  • 上司も手軽にフィードバックできる
この仕組みが大切あるということを最後にお伝えして、締めたいと思います。

この失敗談から、今の営業日報に少しでも気づきを得られた方が出て頂ければ嬉しく思います。 
 

この記事の投稿者: 大島 克之​大島 克之​