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今回は10月9日に開催されたセミナー「部門の壁を超えて社内が活発になる!拠点間のコラボレーションが進む!gamba!を使った『日報』活用術」のレポートをお届けします。

セミナーでは「日報の持つ価値とは」「gamba!を導入した企業の効果」「gamba!を実際に使ってみる」の3つを中心にgamba代表の森田が講師を務めました。

日報の持つ価値は「機会損失の最小化」にある

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日報がなかなか続かない、浸透しないといった悩みをお持ちの方も多くいると思います。
なぜなのかを考える前に、まずは日報を実践する価値はどこにあるのかを考えてみることが必要です。
 
現場で起きているやり過ごされている問題や売上につながるはずの見えていない情報を可視化することで、機会損失を最小化することが日報の役割と考えています。
 

3つ社内改革を可能にするgamba!の導入事例

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続いて、gamba!を導入するとどんな効果があるのか。
それは、「コミュニケーション改革」「新人研修・戦力化改革」「ワークスタイル改革」の3つの社内改革が可能になることです。それぞれ実際に導入した事例をみていきましょう。

コミュニケーション改革の事例

社内におけるコミュニケーションの形には、「異なる部署間」「異なる拠点間(東京本社、地方支社など)」「経営と現場」といったものが存在します。これらの間のコミュニケーションは待っているだけでは進みません。では、実際にどのような改革につながったのでしょうか。

異なる部署間:仕出し弁当製造・販売企業

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こちらの企業では、部署間の業務の共有が図られていないことを原因とした、
「営業と製造のコミュニケーション不全」
が課題でした。
定例会議や飲みニケーションでは改善につながらず、限界がありました。これを解消するための手段として日報の導入を行いました。

日報の導入に反発もありましたが、社長が率先して日報を書くことで浸透を図りました。どんなところで弁当を出していて、どんなお客様が買っているのか。販売の様子を社長自ら写真を添えて報告するようにしたそうです。

販売状況やお客様の反応がすぐに伝わることで、
・製造から「お客様に合わせたパッケージやおかずの提案」が出されるようになり
・営業から自発的に「現在どのような案件が動いているか」を報告するようになり

・社員がお互いの部署の動きを考えながら率先して改善提案が生まれるようになったとのことです。

異なる拠点間:アパレルECサイト運営企業(東京・名古屋・仙台に拠点)

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こちらの企業では、拠点が複数にまたがっていることでの「コミュニケーションのとりにくさ」が課題でした。「定例会議が情報共有のみになってしまい、課題解決や意思決定にまで至らない」「往々にして経営と現場での認識のずれがある」「各拠点・部門ごとの縦割り組織になっている」といった重大な問題です。

日報で日々の課題をあらかじめ共有しておくことで、
・定例会議では課題解決や意思決定に時間を割けられるようになり

クレームなどの重要な情報も現場の声を直接経営側に届けることで
・現場と経営側の認識のずれを防げるようになり

オープンな情報のやりとりが行われることで、
・「自分の拠点や部門には関係ない」といった縦割り組織の解消、当事者意識の欠落を防止する役目も果たしているとのことです。

新人育成・戦力化改革の事例

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中小企業では人を育てる時間が十分に取れないことも課題の一つです。

製造請負・派遣業の企業では
「営業拠点が全国に散らばっており、本社や他の営業拠点について新入社員が意識する機会を持てない」「各拠点は少人数で構成されているため、新入社員の教育に時間が割けず、また新入社員が手本とする社員が限られてしまう」
といった課題がありました。

新入社員が日報を利用することで、
・他社員の仕事内容が分かり、他拠点・本社でどんな案件が動いているのかが把握でき
・困ったことがあってもあらゆる社員に相談ができ、意見がもらえるようになり
・自らの日報や他拠点の社員、先輩、上司の日報を読みながら、自ら育つ環境ができたとのことです。

また、こちらの企業では新人が日報に書いた何気ない報告を社長が見つけ、それをきっかけに大型契約に結びついたという非常にうれしい出来事もありました!

ワークスタイル改革の事例

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こちらは弊社gambaの事例となります。
gambaようなスタートアップ企業では、社員の採用が大きな課題のひとつです。gambaでは本社に出勤する社員以外に、エンジニアを中心としてリモートで働くメンバーを10名程抱えています。このメンバーは弊社の規模だとなかなか採用しにくい優秀な面々です。

また、リモートワークを発展させた「自分の好きな場所で仕事をすることができる」スマイルアドレス制度を導入しました。各自の予定や業務内容に応じて最もパフォーマンスの出せる場所で働ける制度です。このような自由な働き方をサポートしているのがgamba!です。

・柔軟な勤務制度により優秀なメンバーの採用ができ、現メンバーのモチベーションも高まった
・リモートだからこそ日報で業務の見える化を徹底し、コミュニケーションの質が高まった 

情報共有だけであれば他のSNSツールでも十分可能ですが、gamba!は敢えて「日報」という形式をとっており、1日1回の整理された報告が集まる場となっているので、読み手にもやさしいツールです。

gamba!の5つの活用術

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事例の紹介後は実際にgamba!を使ってみる講習を行いました。「テンプレート」「提出状況」「目標達成率」「アワード」「上司や社長の日報活用」が機能と合わせて活用術として紹介され、セミナーに参加された方に、実際にスマホやパソコンでコメントを投稿するなどgamba!を体験していただきました。

以上、セミナーレポートいかがでしたでしょうか。
お問い合わせなどございましたらこちらからご連絡ください。

またセミナーを開催する予定もありますので、直接お話しを聞きたい方、質問がしたい方はご参加ください。皆様とお会いするのを楽しみにしています!

この記事の投稿者: gamba流(ル)編集部 コージgamba流(ル)編集部 コージ